Optimización de Inventario
La gestión del inventario de partes y repuestos es un pilar esencial para la rentabilidad de tu negocio. Nuestros expertos, respaldados por herramientas informáticas y metodologías probadas, están listos para acompañarte en el diseño de soluciones personalizadas que se ajusten a tus necesidades específicas.
Menos Down Time
Evita paradas prolongadas
Reducción del down time al tener las partes de repuesto identificadas y en almacén.
Reduce costos innecesarios
Eliminación de sobrecostos de almacenamiento, partes innecesarias, stock excesivo y obsolescencia.
Alinea tu política de inventarios
Definición de procedimientos y reglas claras para la gestión y auditabilidad del manejo de inventario.
Define la cantidad óptima
Máximo, mínimo, punto de seguridad, cantidad óptima de partes en inventario para el menor costo riesgo beneficio.
Lograrás:
Revisar el inventario de forma integral, clasificando e identificando ítems críticos con base en datos de demanda, criticidad y disponibilidad financiera.
Diseñar estrategias específicas para equipos críticos (Clase A) mediante el método del Número Óptimo de Repuestos (NOR), equilibrando la inversión en stock contra el riesgo de paradas.
Aumentar la disponibilidad y confiabilidad de la planta, al asegurar que los repuestos más esenciales se encuentren siempre a mano.
Identificar cuellos de botella logísticos y de abastecimiento, y formular recomendaciones realistas de acuerdo a los lead times y convenios con proveedores.
Reducir costos de almacenamiento, liberando capital y evitando la obsolescencia de repuestos que realmente no justifican su permanencia en bodega.
Ofrecer lineamientos claros para la gestión de inventarios, fáciles de actualizar con el paso del tiempo y los cambios en la operación (por ejemplo, si se adquiere equipo nuevo o se modifica el régimen de producción).
Proveer reportes y capacitaciones que facilitan la comunicación de resultados y el empoderamiento del equipo interno para mantener y ajustar el modelo a futuro.
40%
de la pérdida de tiempo en el mantenimiento se atribuye a problemas relacionados con los repuestos.
68%
de las empresas controlan sus stocks de mantenimiento, pero solo el 20% cumple con el 95% de las órdenes de compra internas, indicando un bajo nivel de confianza en el suministro.
37%
de las empresas tiene más del 90% de los repuestos catalogados.
31%
de las empresas tienen especificados los niveles Max-Min para más del 95% de sus repuestos.
Proceso de Optimización de Inventario
Revisión de la información y definición de criterios
En este primer paso, recopilamos y validamos la información básica necesaria para el estudio:
- Estructura taxonómica de equipos: Lista completa de activos, su jerarquía y estados de operación (activo, standby, etc.).
- Número de unidades instaladas y de respaldo: Incluye la filosofía de operación (standby en frío, standby en caliente, etc.) y factor de utilización de cada unidad.
- Edad del activo o historial de uso del repuesto: Tiempo transcurrido desde la última reparación mayor en que se utilizó la pieza o repuesto.
- Tasa de falla de los equipos: Información asociada a la probabilidad de demanda del ítem o repuesto, según estadísticas o data histórica de fallas.
- BOMs y listados de repuestos: Verificación de que las piezas asociadas a cada equipo estén actualizadas en el sistema de gestión (por ejemplo, SAP PM).
- Gestión interna de procura: Tiempos involucrados en la preparación de la solicitud de cotización (RFQ), análisis técnico-económico, aprobaciones internas y generación de la orden de compra (ODC).
- Fabricación o suministro del OEM/Suplidor: Tiempo normal (promedio, mínimo, máximo o bajo distribución probabilística) y tiempo “premium” en caso de entregas urgentes.
- Inspección y certificación: Tiempos que pueda requerir el CLIENTE para verificar calidad del ítem en las instalaciones del fabricante o en almacenes propios.
- Logística de transporte: Incluye trámites de aduana, transporte nacional o internacional (marítimo, aéreo, terrestre), así como posibles seguros y tiempos de liberación en puerto o fronteras.
- Reparación o recuperación local: En caso de que el ítem sea reparable y requiera estimar tiempos de intervención en talleres internos o de terceros.
- Costos de procura: Gastos administrativos y de gestión (preparación de RFQ, análisis técnico-económico, aprobación y colocación de ODC).
- Costo del ítem: Precio unitario en condiciones FOB, EXWORK o “premium” (cuando se busca reducir el lead time).
- Inspección y certificación: Costos asociados a revisiones que el CLIENTE realice en las instalaciones del fabricante o en los propios almacenes.
- Costo de importación: Incluye transporte internacional, gestión de aduana, seguros y cualquier gasto logístico hasta el sitio de operación.
- Costo de almacenamiento y preservación: Gastos generados por mantener los ítems en condiciones óptimas (sistemas de climatización, embalaje especial, etc.).
- Impuestos o gravámenes: Cualquier arancel aplicable a los activos en inventario, según la legislación local o nacional.
- Vida útil estimada: Considerar el envejecimiento en almacén y el riesgo de obsolescencia.
- Posibilidad de reparación o reacondicionamiento: Costos y tiempos relacionados, en caso de que el repuesto pueda recuperarse localmente.
- Impacto de la no disponibilidad: Valor de la producción perdida, multas contractuales o lucro cesante por no contar con el ítem a tiempo.
- Horizonte de estudio: Periodo de tiempo para el análisis económico y operacional (por ejemplo, 1 a 5 años).
- Tasa de descuento o costo del dinero: Factor financiero para calcular los costos equivalentes en el tiempo.
- Historial de consumo de repuestos: Datos de demanda anual, tasa de rotación, costos, tiempos de entrega y situaciones de obsolescencia.
- Información logística en SAP MM: Precios, proveedores, codificación y datos adicionales del repuesto.
Análisis de criticidad y clasificación de los repuestos
Con la información recopilada, el siguiente paso es clasificar los repuestos con base en su impacto en la operación, su costo y su frecuencia de utilización. A menudo utilizamos metodologías como:
- Clase A (estratégicos): Generalmente, repuestos de baja rotación, alto costo y tiempos de entrega prolongados. Suele tratarse de ítems que si no están disponibles cuando se necesitan, generan un impacto sustancial en la producción.
- Clase B: Repuestos de rotación media, con una mezcla moderada de costo e impacto.
- Clase C: Ítems de alta rotación y bajo costo unitario, cuyo impacto en la producción puede ser menor o cuyo lead time es muy corto.
- Costo de la indisponibilidad (impacto económico por detención de equipos o pérdida de producción).
- Costo del repuesto (adquisición, almacenamiento, transporte y posibles sobrecostos en caso de entregas urgentes).
- Probabilidad de falla y frecuencia de demanda del repuesto.
Este esfuerzo de categorización ayuda a enfocar los esfuerzos de optimización, de modo que primero se atiendan los repuestos que realmente son críticos o representan un riesgo económico elevado.
Para los repuestos Clase A se aplican metodologías más avanzadas, como el Número Óptimo de Repuestos (NOR). Para los ítems Clases B y C, con mayor rotación, se ajustan frecuencias de pedido y se establecen niveles de Mínimos y Máximos tradicionales (o sistemas de Punto de Reorden).
Cálculo del Número Óptimo de Repuestos (NOR) y métodos de Mínimos y Máximos
En esta fase, se realiza el cálculo del Número Óptimo de Repuestos (NOR) y se aplican métodos de Mínimos y Máximos para la gestión de inventarios:
- Tasa de falla de los equipos que demandan el ítem.
- Tiempo de entrega (lead time) normal y urgente (en caso de órdenes expeditas con sobrecosto).
- Costo de oportunidad o costo de indisponibilidad: Pérdida de producción o lucro cesante si el equipo no puede operar por falta de repuesto.
- Costo de capital: Se evalúa la inversión que significa cada repuesto en almacén versus la probabilidad de necesitarlo en un horizonte de tiempo definido (ej. 1, 2, 5 años).
- Posibilidad de reparación o recuperación del ítem (si se trata de repuestos que pueden reacondicionarse localmente).
Mediante fórmulas o simulaciones (por ejemplo, en Excel con macros de Visual Basic, o con software especializado), se calcula el NOR para cada ítem crítico, comparando escenarios de costos y disponibilidad. El resultado indica:
- Cuántas unidades es “óptimo” tener en stock.
- Cuál es el riesgo asumido si se decide mantener menos piezas o el costo extra si se almacena más de lo recomendado.
- Stock Mínimo (safety stock): La cantidad de seguridad que cubre la variabilidad de la demanda y el tiempo de reposición.
- Stock Máximo: El límite de inventario tras una orden de reabastecimiento.
- ROP (Punto de Reorden): El nivel de inventario en el que se emite la orden de compra para reponer existencias, asegurando no caer bajo el stock mínimo.
El objetivo es mantener una cantidad óptima: ni excesiva ni insuficiente, reduciendo costos de almacenamiento y riesgos de falta de material.
Actualización de políticas de inventario e implementación
Tras el cálculo y la clasificación de los repuestos en su número óptimo o en sus niveles de Mínimos y Máximos, documentamos los resultados y proponemos una revisión formal de las políticas de inventario. Esto incluye:
- Ajuste en los umbrales de criticidad, rediseño de flujos de aprobación, integración con planes de mantenimiento, etc.
- Identificación de ítems en desuso o con riesgo de convertirse en obsoletos, proponiendo acciones preventivas (por ejemplo, buscar equivalencias o planes de reingeniería).
- Recomendaciones para almacenar de manera adecuada aquellos equipos o piezas que, por su alto valor, ameritan condiciones especiales de protección contra humedad, corrosión u otras variables ambientales.
- Definición de formatos y guías para que la data calculada (NOR, stock mínimo, stock máximo, ROP, EOQ) se integre de forma eficiente con el sistema de gestión empresarial.
La implementación de estas políticas puede requerir también capacitaciones al personal de planificación, logística y mantenimiento, de manera que comprendan la lógica detrás de los nuevos parámetros y puedan realizar ajustes periódicos en caso de cambios en la demanda o en la criticidad de los activos.